虚拟项目办公室－互联网浪潮中的项目管理
发布时间:2006-8-25 19:59:18
【概述】本文概括了全球的大环境，以及环境带来的挑战与机遇，描述了企业如何运用项目管理与虚拟项目办公室，来更有效地对多个项目进行组合管理，提高项目的成功率，提升企业的项目管理的能力及核心竞争力。
【关键字】项目管理 项目办公室 虚拟现实 互联网技术
1. 前言
尽管人类的项目实践可以追溯到几千年前（如中国的长城、皇陵、故宫的建设，运河的开凿，埃及的金字塔等），但是将项目管理作为一门科学来进行分析研究，其历史并不长，从第一个专业性国际组织IPMA（International Project Management Association)1965年成立至今不过三十余年的时间。现代项目管理理论的起源和发展来自于六七十年代的国防、航空、建设领域，这个理论真正成为关注是在九十年年代以后的西方。在激烈的市场竞争的背景下，企业只有借助于项目管理的方式，在质量、进度和成本管理方面快速改进和提升，实现让新产品快速占领市场的目的。
不管是对建筑、水力电力或是信息技术的项目进行管理，挑战都是相似的。成功的公司，如IBM、朗讯及惠普等公司都认识到它们的市场份额与未来增长依赖于有能力的项目管理。这些公司多年来一直致力于研究新的项目管理方法和培养项目经理。目前又将重点转移到项目办公室上来，使之保持稳定一致并使项目管理成为其竞争优势。
项目办公室的理解因人而异。研究表明，它可以是任何一个组织希望它存在的样子。过去，项目办公室就是为了保持与培养出最好的习惯，以维护项目管理的规则。它原被认为是项目管理信息的静态智囊团，受到培训组织的制约。最近，这一概念由于实际需要而有所改动，确定了其对项目经理的组织维持功能。在这种情况下，项目办公室可被定义为一个协助项目经理达到项目目标的组织实体，它对项目进行计划、估计、安排行程、监控与控制。项目办公室逐渐发展，还可以具备其它职责，如JIT训练、行政管理、项目经理席位、监督、咨询、方法和标准。在这一阶段，项目办公室可以提供全部服务。
根据斯坦迪集团对项目失败情况的调查，80％的项目失败都使人们更加关注帮助项目经理。其次，项目的复杂性随技术的发展而增加。解决方案的细节要求协调、计划并安排日程，项目办公室协助项目经理完成这一重要的任务，而不致使项目经理们陷入细节的漩涡。
企业进行的是全地区性的项目，其项目地点和项目成员分布在不同地区。项目办公室如何能够处理这一日益增多的现象，项目办公室如何为项目团队提供了可使其有效运营的环境与工具，从而在为项目团队提供原动力方面起到更大的作用。
科技正在改变着项目管理的前景。我们生活在一个越来越虚拟化的世界中。我们不必去商店采购，而可通过邮购单定购；我们不必去银行排队，家里的电脑进行电子转账；我们也已过了鸿雁传书的年代，使用传真进行联络；在国外施行时，我们可以通过电视会议与在国内的同事会面。科技为我们提供了与他人交流的机会，不管对方在哪里，都可以便宜、迅捷地进行联系，地理条件已不在是困难。
2. 项目办公室与虚拟项目办公室的实现
研究表明，越来越多的不同规模（大／小）的组织开始建立项目办公室。尤其，2002在新加坡举办的「亚太地区PM研讨会」就是以PMO为主题进行两天的热烈研讨。PMI在2003年8月的PM Network中作了“PMO Trend”的专题报导；而于2003年9月18日在美东巴尔第摩举行的「PMI 2003 Global Congress」全球会中即有数场讲座及有连续四天的研讨会是以PMO为主题，其所受重视的程度可见一般。在西欧、美加、澳洲等国家已有越来越多的企业设置了所谓PMO（Project Management Office，项目管理办公室或项目办公室），尤其像许多Fortune500大的企业，最起码都建立了一种能结合特殊领域专家提供重要项目顾问咨询、协助管理与决策的机制。
所谓的PMO，其主要任务并非是用以直接执行或经营项目，而是提供不同项目团队一个能更有效运作的最佳环境与功能。它可以藉几种方式与安排达成该目标；包括提供项目管理工具、技术与行政管理支持、建立工作规范、发展项目流程、确保作业标准、提供顾问咨询服务及协助执行教育训练，且PMO可用以支持许多不同的项目，资源可以充分共享，且基本上它可扮演为一个整合与分配资源并协助决策的神经中枢。另外，PMO更可发展成可创造出一个能增进组织及项目绩效及追求卓越发展之核心单位，且它可作为所有项目信息交流的平台、主导专业发展的窗口、整合高素质团队之催化剂，而最后能达成有效降低成本、创造利润的目的。
在90年代后期，对于企业的领导来说管理整个企业全部项目的需要变得越来越明显，PMO随之大量地出现。对于项目经理和主管人员来说，PMO被证明是理想的选择。这里是一个允许公司建构可以执行商业策略的环境的理念，PMO实现了这一点，它对每一个项目根据商业策略进行评估和排序，然后对他们进行恰当的资源分配。
一旦项目开工，PMO就持续地对每一个项目的变化进行监控。这里我要强调的一个关键就是随着公司中的优先级别的变化，任何一个项目的状况也要跟着发生变化。PMO通过对项目进行修正，加速，终止或是优先权的排序，实现了对公司变化的调整。
如果你有一个大型的公司，每年要开展超过50个的项目，你就应该立即开始建立PMO。问题是你会发现你的项目经理相当多，每一个都具有不同的技能和经验。这些项目经理也许不会意识到其他项目的成功，甚至不知道其他人在做什么。如果出现类似的情况的话，你就应该建立PMO了。
PMO的责任范围
PMO的作用
1. 对项目管理工作的支持—流程、模板、知识库中的历史数据
2. 独立评审
3. 为管理层提供统一的项目绩效报告
4. 项目行政管理支持
5. 开发项目管理能力，比如培训
6. 获取并利用来自项目的经验和教训
1. 后勤支持，指导
2. 咨询，培训
3. 建立项目管理标准（包括软件的使用）
4. 开发和更新工作方法和工作程序
PMO所能带来的一些直接的优势
1. 它提高了项目工作的能见性并相对降低了项目风险和不稳定性。
2. 确保了所有项目的生存周期中的变化控制，确保已定义和量化的范围和质量标准在没有管理层的可见和跟踪的情况下不发生变化。
3. PMO通过严格的关卡标准使项目从确定要求阶段进行到开发阶段，可以节省超过25%的操作性成本。[本文共有 2 页，当前是第 1 页] <<上一页 下一页>>
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