如前所述， 项目管理的概念已被广为接受， 应用于军事、 工业、 建筑等各个不同领域中。 但是项目管理也并非万能管理， 不是在任何场合都可以使用的。 项目管理只有在适当的条件下应用才有效， 是否需要采用项目管理的方式以及项目管理是否能发挥积极的作用， 取决于有关技术的复杂性， 组织的相互关系， 公共团体或用户的需求， 以及其他一些因素。 关于这个问题， 并没有一个简单划一的评判标准可遵循， 但一般来说， 应考虑以下几方面的因素：
1. 必须是一个单一的、 可辨认的完整任务；
2. 任务是复杂的， 且具有风险， 有赖于交叉组织与技术的相互依存；
3. 任务的完成需要多个职能部门之间的同时配合协作， 而传统的职能组织对管理这样的任务显得不充分；
4. 任务具有一个明确的寿命周期与终止日期。
根据到目前为止应用过项目管理的公司的经验， 应用项目管理除了有其必要性和适用性以外， 还有如下一些优点：
1. 有更好的工作能见度和更注重结果；
2. 对不同的工作任务可改进协调和控制；
3. 项目成员有较高的工作热情和较明确的任务方向；
4. 广泛的项目职责能够加速管理人员的成长；
5. 能够缩短产品开发时间；
6. 能够减少总计划费用， 提高利润率；
7. 项目的安全控制较好。
但与此相反， 应用项目管理也容易产生如下一些问题：
1. 容易形成一种各项目与各职能部门之间职能技能重复， 从而职能组织忽视他们的工作， 而让项目组织替他们工作的倾向；
2. 由于相对优先权的改变， 项目间人员流动频繁；
3. 内部作业较复杂， 从而使管理也变得复杂；
4. 有可能导致公司政策的应用不一致。
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