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如何跨越项目实施中的鸿沟?
本文作者 未知 摘自 机电之家

  当我们把鲜花送给别人时,首先闻到花香的是自己;当我们把泥土抛向别人时,首先弄脏的是我们自己的手。

  如果说项目管理是一门学问,那么沟通则是一种技巧,更是一门艺术!在项目实施中,沿途的乱石挡不住我们前进的步履;当我们和客户中间出现阻隔,有效的沟通能助力我们跨越鸿沟!

  今年2月,怀着对实施的迷茫,怀着对未来的憧憬,我踏上了去上海的列车,开始接手实施上海嘉定区财政资金集中收付中心信息应用系统项目,在将近9个月的漫漫实施过程中,我逐渐领悟了实施的真谛,并开始体验到了沟通的魅力。

  项目进展得并不顺利,整个过程是曲折而又漫长的。用“痛并快乐着”这几个字来形容我们的心情最恰当不过了。特别是刘会奇等同事调离了项目组后,整个项目的重担就都交到了我的肩上,当时承受的压力和面临的困境让我至今记忆犹新:一到公司就出差,我的专业是财政税收,毕业后一直从事财务工作,因此不懂技术,不懂实施,不懂项目管理;并且刚刚接触公司产品;项目组内成员都是前辈,如何去协调他们的工作;项目上线单位比较多,各单位财务人员水平参差不齐,实施周期长,如何规划实施的模式与周期;另外产品不成熟,运行不稳定等这些因素也一直困扰着我们。客户对我们失去了信心,分公司人员也失去了信心,我们遭到了投诉,在这样尴尬的情况下,公司给了我巨大的支持,客户及用户给了我莫大的帮助和理解,我开始渐渐理解了实施的真谛,实施肯定会遇到很多很多的问题,最重要的是我们要通过一定的方式去解决问题。假如什么事情都是那么完美,没有任何问题,我想也就不会有实施人员的存在了。

我们仔细研究,将所有这些问题归纳总结成以下几个方面:
1、 提高产品稳定性,尽量满足客户提出的合理需求与功能建议。
2、 加强项目组内部人员分工,做好项目的管理与监控。
3、 加强与公司的沟通,争取为项目获得更多的资源。

  于是,问题的解决就围绕“沟通”而展开了。我们将沟通的对象定为四个:客户及用户、分公司、公司各相关部门、项目组内部。

  为了提升客户的满意度,我们制定了一系列的沟通策略,通过电话、走访客户的形式,不断拉近与用户的距离;详细记录客户及用户提出的各项功能建议,并及时反馈解决结果;我们还随时与客户进行交流,了解我们工作中的不足;为了争取公司更多的技术力量支持,尽量满足客户提出的合理需求与功能建议,我们不停地与公司研发人员进行沟通,形成了快速的问题反馈流程;为了增强团队凝聚力,我们定期召开内部会议,对阶段的工作进行总结等。在反复沟通中,我们一直坚持着如下几点:

1、善于聆听

  沟通不仅仅是说,而是说和听。在沟通中懂得聆听,不仅是尊重对方,同时也是尊重自己。只有集中精力去听,积极进行思考,选择合适的机会发表个人的观点与看法,才能与对方形成共识,才能建立双方沟通的桥梁,我们才能从对方获得更多的资源。

  每次同客户探讨时,我们总是很耐心地听完对方的意见和看法,从不中途打断对方,正是这样,我们了解了客户很多真实的需求和想法,在我们提出的所有推进产品发展的功能建议中,至少有90%的功能建议均来自他们。

2、原谅别人

  有这样一个用户,她以前一直用的是博科的财务软件,当第一次接触我们产品的时候她对这我们B/S模式的产品操作非常不习惯,加之系统不稳定,于是她非常恼火,开始向我们的实施人员发脾气。对于她的怨气,我们从来没有记恨过,也从来没有觉得厌烦,我们给了她最大的包容与谅解,平心静气的请她把自己的想法和要求说出来,我们尽量改进。面对我们的耐心与真诚,她无语了,最后只说了一句“你们的服务态度倒是挺好的!”

3、换位思考

  学会换位思考,凡事替对方着想,我认为这是实施人员所必须的。当客户给了我们最大的理解与支持的时候,我们就没有理由不替他们着想了。

  有一段时间系统记账速度非常的慢,而且记账有时不成功,需要重新记账。偶然听说体育局下面一个单位(体育训练中心)的财务人员因为记账不成功,重复记账了13次,以该单位每次记账需要30分钟算,13次记账总共需要6个半小时,我不得不佩服他的耐心,焦急中我整整两天没吃下饭,客户的理解感动、激励着我,我当即决定一定要去走访这家单位,即使一些问题可能无法马上解决。

  我们的努力没有白费,一个个问题在公司总部研发人员的支持下得到了解决。在整个过程中,公司投入了13名项目实施咨询顾问、9名软件开发工程师参与了项目现场的实施与支持工作;同时研发中心、项目实施部、技术支持部、渠道部门、上海分公司以及其他相关部门都对嘉定项目提供了支持和帮助;我们的工作也得到了客户的认可,2004年4月份,嘉定区财政局向公司发回了表扬信,对我们的工作提出表扬;180来家单位比计划提前一个半月完成上线实施;集中财务和部门预算都成功实现上线运行,银行接口系统、财政基础数据库系统也都相继交付使用。

  2004年11月12日,上海嘉定项目在成功上线运行了三个月之后,各位专家一致评审通过。那一刻,我只想用无数个“谢谢”来表达自己的心情!要感谢的人实在太多太多,而最应该感谢的是给予我最大支持和理解的客户,还有公司的研发部门、实施部门的领导与同事们!

  评审会结束的晚上,抛开白天的繁忙与喧嚣,一个人独自走在嘉定财政局旁河边公园的小路上,河水的泥腥味不时传入心脾,南方冬天的寒意刺激着我的神经,陡然间发现自己已经在这里历经了春夏秋冬四个季节。回想这200多个日日夜夜,真是百感焦集。蓦然回首,千般滋味却上心头。公司项目实施部的同事们,大家和我一样,都长期在外漂泊奔忙,就象天上辛苦迁徙的飞鸟,完成一个项目的同时,又在准备着向另一个目标进发。我深深感受到,在飞跃沟壑山川的时候,我们需要矫健的翅膀,更需要比翅膀更有征服力的“沟通”!

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