项目经理或主管在构建软件项目时遇到了大量的问题。
转换工作中的缺口
客户需求与开发团队计划的工作之间存在着缺口。安排的工作与实际工作之间也存在着缺口。重要信息在这些缺口中丢失。需求没有完全满足，而完成的工作并不影响客户需求。需求管理工具试图解决这一问题，方法是提供这些缺口的链接以形成可跟踪矩阵。这些链接很快就变得过时且毫无意义，并给项目主管带来很大的维护负担。
团队协作和沟通很差
由于存在完全不同的文档，而且它们不一定是最新的或与实际工作进展同步，因此团队的协作和沟通受到了阻碍。项目主管必须花时间收集来自不同计划和列表的状态，而团队成员必须花时间发送状态报告并更新文档。这影响了团队工作效率，特别是当团队成员为了提供其工作状态而中断时。团队工作流的效率低下，其原因是团队可能要等待工作完成后他们才能开始，但他们缺少一种可靠的机制来确切获悉工作已完成。有时，仅仅在团队成员之间传递工作、跟踪问题或收集状态就用掉了工作的全部时间。
更正系统问题困难
即使项目主管发现必须进行项目过程更改时，在项目团队中实现适当的更改也是非常困难的。进行流程更改对团队的工作效率有很大的影响。团队成员要完成工作就必须不怕麻烦地查找流程信息或正确的文档模板。
对于分配到包含不同流程的多个项目的团队成员，查找正确的流程信息甚至会更加困难。为了决定应用哪些策略和规则，团队成员必须记住使用哪个流程。因此，团队成员对流程产生了厌恶感，而且不理会流程的更改，从而削弱了项目主管的作用。
跟踪，但没有管理
获得项目的重要衡量标准对于跟踪状态和做出决策十分重要。由工具生成的大部分衡量标准没有以统一的方式进行存储或访问。创建报告需要手动将信息从不同的工具剪切和粘贴到一种报告格式中，变得费时又费力。
因此，项目主管需要花非常多的时间从众多不同的工具收集衡量标准，以使项目计划保持最新状态并通知项目团队。通常，项目主管会身陷于跟踪细节，而没有进行项目风险分析和项目过程修正。
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