项目管理程序在理论上听上去常常很美，但一旦IT人员把它们交到了最终用户手上，就会开始听到抱怨使用不便和界面难懂的声音。像微软Visio这些功能强大的绘图程序会让IT老手觉得满意，尤其是那些以绘制网络图为生的人，却往往让业务部门的主管们感到沮丧。有时正如Healthwise公司的首席技术官尼尔•本兹明白的那样，你需要换一种思考方法才能解决贵公司的项目管理问题。
也正如本兹明白的那样，你可能会发现：如今的项目管理程序对公司的帮助不仅仅是确保项目顺利开展。本兹选择的程序是Mindjet公司的MindManager，同时也变成了他组织的一个产品开发工具（最新版本MindManager Pro 7标价为349美元，量大可优惠；如果你想试一下界面如何，该公司还提供免费试用21天的机会。）作为创办于1975年的非营利性组织，Healthwise与管理医疗保健组织（如Kaiser Permanente）、消费者门户（如WebMD）以及数百家医院合作，提供消费者所需的信息，帮助他们作出明智的医疗决策。这家组织称之为“信息医疗”（Information Therapy）。
可是说到管理其内部的项目信息，包括将来发布产品线要用到的众多医疗相关内容，这家组织大约在两年前认识到需要“动一番手术”。该组织共有50名技术员工和211名员工，所使用的项目管理工具形形色色，包括微软Project和微软Visio。当时它开始在开发一条复杂的新产品线，名为Ix HealthMastery Campaigns。这是一系列提供信息的程序，向消费者发送通过电子邮件发送的众多信息、调查表和提醒内容，涉及哮喘、背部疼痛和戒烟等主题。这个项目需要一支成员各异的小组密切联系。
Healthwise负责发布HealthMastery的软件工程师莉萨•奥图尔说：“我们有支小组负责这个项目，包括编程员、项目经理和技术人员等不同成员。”（奥图尔不向本兹汇报，而是直接向负责新产品开发的公司副总裁汇报。）她说：“我们需要一种方法来开发思路，那样大家都能看到项目进展状况。”她又说，公司有一段时间也试过开小组会议时在黑板上贴便条纸的办法，虽然便条纸能描述相关问题，但无法组织管理相关的电子文件。
正如本兹指出的那样，许多公司其实到头来使用Excel来运作项目（如Healthwise发布新产品的项目），这完全是因为我们都熟悉这一用户界面。他补充说，但这其实是个错误。“像Word或者Excel这些程序是线性的，根本处理不了发布活动的不同方面。”
图表取代清单
这家组织内部的一些人使用MindManager，开了头脑风暴会后决定使用Mindjet公司的这个程序，此后却主要成了一个组织和项目管理工具。MindManager让用户可以获取表示某个思路或项目的可视化图表，附带所有的分支和部分。本兹说：“我们发现可以进一步发掘MindManager的功能，用于产品开发。”
与微软Project这些广泛适用的任务传统项目管理程序相比，MindManager程序显得非同寻常，因为它侧重于图形化图表。任何人都可以使用MindManager：只要绘制图形化图表，这吸引了并不精通项目管理的人。有些项目管理程序迫使人们从设计包括项目里程碑、日期和小组成员的清单开始着手，这可能会让你觉得在填写没完没了的电子表格。
本兹发现，企业用户几乎不需要学习MindManager程序，即可上手。另外，由于XML功能，它让用户可以直接从可视化“图表”链接至相关的项目文档。就拿Healthwise来说，链接可把用户直接带到与HealthMastery产品线内部的15项发布活动有关的所有文档。
这条新产品线的开发小组（包括医生和IT人员）起初使用MindManager用于设计和创作内容，随后用于实施、最后作为检测矩阵（testing matrix），从而确保每项发布活动的所有方面都井然有序。
HealthMastery的每项发布活动传达不同的讯息，这取决于患者对某些问题有什么响应，譬如他们的精神健康是否出现了反复或者变化。所以，这个可视化图表上有一系列条件分支结构（if/then branch）和定时触发器。奥图尔说：“我们的图表被这里的人奉为‘宝典’。” [本文共有 2 页，当前是第 1 页] <<上一页 下一页>>
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