施工合同信息管理
l。合同信息管理的含义
施工合同管理是对工程承包合同的签订、履行、变更和解除等进行筹划和控制的过程。为了确保各方利益，保证合同的顺利履行，必须重视合同信息管理工作，即对合同执行过程中的各种信息进行收集、整理、处理、存储、传递和应用，使有关部门和人员能及时准确地获取相应的信息，便于及时作出有关决策。
施工合同信息管理的任务包括对有关施工合同信息进行分类和编码，确定合同信息收集与处理工作流程图，确定信息管理任务分工表，确定各种报表和报告的内容和格式，进行合同信息的文档管理，建立信息管理制度和文档管理制度等。
2．信息分类与编码
建设项目中的发包方与承包方是一种合同关系，双方均应该以合同为核心展开相关工作，而项目实施过程中的多数信息都是与合同有关的，如有关质量、进度和费用等的信息都是合同信息，设计变更、材料采购与供应、有关试验和检验报告等都与合同的履行有关。因此项目施工中的信息种类多，数量大，必须对其进行分类和编码，才能有效地进行管理。
一个项目有不同类型和不同用途的信息，可以从不同角度对其进行分类，如可以按项目的分解结构进行分类，如子项目1、子项目2、子项目n等进行信息分类；也可以按项目管理工作的任务进行分类，如成本控制、进度控制、质量控制等进行信息分类。
施工合同履行过程中可能产生的各种信息有：
● 补充签订的协议；
● 业主或工程师的工作指令、工程签证、信件、会谈纪要等；
● 各种变更指令、申请、变更记录；
● 各种检查验收报告、鉴定报告；
● 施工中的各种记录、施工日记等；
● 官方的各种批文、文件；
● 反映工程实施情况的各种报表、报告、图片等。
为了有组织地存储信息，方便信息检索和加工整理，必须对施工项目的合同信息进行编码，如合同编码，项目结构编码，函件编码，进度报告编码，成本项编码，等等。这些编码可以为不同的用途而编制，如成本项编码服务于成本控制。
但是有些编码并不仅仅是对某一项管理工作而编制，如成本控制、进度控制、质量控制等都要用到项目的结构编码，因此，需要进行编码的组合。如某合同中某部位(或某子项目)的进度信息可以用组合编码的方式表示为：
合同号／项目结构(部位或子项目)号／进度类别信息号／流水号。
3．明确任务分工、责任分工
为保证信息管理任务的落实，必须从组织上予以保证，明确信息管理的人员、分工和责任，建立信息管理任务分工表和职能分工表，明确哪些信息由谁负责收集、谁负责处理、职能分工是什么等等。比如，文件的收发由某一专人负责，但不同文件的签发权可能属于不同的管理人员，而收到的质量或费用的信息又可能由不同的管理人员处理，等等。因此，必须落实具体管理岗位和人员，并进行任务分工和职能分工。
4．建立合同信息管理制度和文档管理制度
要建立合同信息的采集、处理、存储和应用的工作制度，确定各种信息的处理工作流程，从制度上保证信息管理工作的有序、顺畅。
对施工管理中的各种文档，要建立文档管理工作制度，对归档资料进行分类、登记和编码，建立合理的借阅制度和保密制度。
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