工程建设档案是指工程建设活动中形成和使用的具有查考价值的全部文件材料。一套完整的工程建设档案一般包括立项依据审批文件，征地、勘察、测绘、设计、招投标、监理文件，项目审批文件，施工技术和竣工验收文件，竣工图等。工程造价管理主要是从投资和经济的角度采取多种有效措施对拟建、在建和竣工工程进行价格确定和控制。
我国现行工程造价管理体系脱胎于计划经济体制下工程造价管理模式，虽然按市场经济的要求进行了多次改革，但仍有很多不尽合理的地方，尤其是投资估算、设计概算等项目前期阶段工程造价的确定由于客观上方法不当或主观上不够重视等因素，存在着投资控制力度不严、工程“三超”严重等现象，固定资产投资效益不高。我国已于2001年11月加入了WTO，我国工程造价管理也必将同国际惯例接轨，包括在一定程度上运用国际上通行的工程理论和计算方法，重视项目前期的经济性评价工作，这一点在实际工作中也反映了出来，如2001年初建设部就对我国曾使用近十年的《建设项目经济评价方法与参数》（第二版）而开展的修订工作已着手进行，目的在于使修订后的评价方法和参数适应市场经济和进一步对外开放的需要。而国际上比较通行的工程经济评价方法（主要指工程造价的确定方法），如生产能力指数法、比例估算法和类似工程预算法等都是以参考大量竣工或在建工程的工程建设信息资料或工程建设档案为主要特征，因此工程建设档案资料的收集和整理分类将成为现代工程造价管理的基础性工作之一。
在工程造价管理投资决策经济评价的几种主要方法中，生产能力指数法和比例估算法均是从不同角度根据已建成的、性质类似的建设项目有关工程建设资料如生产能力、总投资额、各单位工程投资额等估算出拟建工程的投资额，如生产能力指数法计算公式：式中C1、Q1、C2、Q2分别为已建类似项目投资额、生产能力和拟建项目投资额、生产能力，f为不同时期、不同地点的定额、单价、费用变更等综合调整系数，n为生产能力指数（0≤n≤1）；类似工程预算法是利用技术条件和设计对象相类似的竣工或在建工程造价资料来编制拟建工程设计概算。因此，从以上部分工程造价确定方法所需资料的情况来看，工程建设档案资料的收集分类和统计分析应注重以下几方面的要求。
1、完整性。投资估算所依据的一般为竣工资料，设计概算有时依据的为在建工程资料，因此工程建设资料的收集应贯穿项目从立项、审批、设计、施工一直到竣工等各环节产生的工程资料，做到资料的收集与工程建设同步，进行跟踪收集和统计；为了提高工程建设资料的可比拟性和可参照性，从符合计算要求的内容上看，应包括建筑类型、工程结构、建筑面积、占地面积、檐高、层数、建筑装饰等技术指标和投资估算、设计概算、施工图预算、合同价、竣工结算、开工竣工时间、建设地点等经济指标，资料的收集应具有最大的相关性，全面反映工程项目的运行情况，保证工程建设档案资料的完整性。
2、准确性。工程建设所收集的各项资料要能准确地反映客观存在的实际情况，工程建设档案资料在工程造价管理中主要发挥凭证查考作用、科技储备作用和计算依据作用，不能反映客观实际、不够准确的工程建设资料，其价值会大大降低，在很多情况下不仅会影响其凭证和查考作用，甚至会给工作造成损失。
3、规范化。工程项目造价确定方法所依据的工程建设资料均为一些具体化的原始数据指标（如投资额和生产能力）和派生指标（如综合调整系数），因此工程建设资料应根据工程建设档案管理的服务宗旨和造价确定方法所需工程建设资料的特点，对所收集的工程建设档案资料进行合理的分类，使所设计的指标体系内容和分类标准符合计算方法的需要。
工程建设资料的跟踪收集与按计算方法的需要进行整理时，一方面由于数据量大、指标众多、历时较长、统计分析复杂，因此可以利用计算机进行管理操作；另一方面，工程建设档案管理工作的宗旨就是为经济建设服务，为城市建设服务，为社会各方面服务，工程建设档案也是为决策部门进行决策管理和生产经营部门进行作业管理提供必要的信息资料和参考资料，实现资源的合理利用，以利于科学决策和管理。工程造价全过程的控制与管理又要使参与工程建设的建设方、设计方、施工方、监理方和上级主管部门相互配合、相互制约，形成有效的监督机制，共同控制工程造价，因此又可以通过互联网将工程建设各参与方有机联系起来，共同对项目的工程造价进行有效控制，网络经济条件下的工程造价管理可以充分发挥网络具有的资源共享、信息传输、互动交流的优势，通过监督和制约措施，遏制工程“三超”现象，充分发挥投资效益，而这又依赖于对拟建或在建项目已形成的部分工程建设资料的分析和评价。
笔者认为：网络经济条件下的现代工程造价管理是建立在工程建设档案科学管理和应用基础上的。首先应建立竣工和在建工程概况、投资评价方法和相关参数的工程建设信息资料库，在内容上应包含技术指标和经济指标两方面，随着计算机辅助建筑设计的普及，工程技术指标可以用三维视图形式形象表达出来，以便于对比和分析。其次可以设计一套人――机系统，使计算机和用户通过交互式谈话进行工程造价管理。例如在项目前期的投资决策评价阶段，用户可以将拟建工程建筑类型、特点、规模等技术指标输入计算机，根据这些信息，计算机可以自动在网络中搜索并提供与拟建工程类似的竣工或在建工程的有关资料，然后用户可以从中选择一个或几个较合适的工程，由计算机回答用户的各种提问，让用户进一步了解他们的详细情况（具体到分部工程），同时和拟建工程进行比较，找出两者的差异部分并进行适当调整，采用适当的计算方法估算出拟建工程的投资额。这一方面加大了投资估算的深度（以前具体到单位工程），另一方面也为设计概算和施工图预算提供了有效的信息化数据。
利用互联网技术对项目实行工程造价管理的同时，如果按计算方法的要求并采用科学的收集和分类方法处理工程建设资料也就形成了该项目相关技术指标和经济指标等的工程建设基本信息资料，使资料搜集统计与工程建设同步，这种信息资料的收集和分类方法比传统竣工时收集和分类速度快、效率高、内容全面、不易缺失、数据真实、空间占用少、信息储存量大并且查阅方便，符合工程建设资料完整性和准确性的要求，为下一步工程造价管理提供了分析和评价依据，为工程建设项目的科学决策和管理打下了良好基础。
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